1. Mai 2020

9 Tipps wie Du als Webdesigner oder Agentur über 7 Stunden pro Woche sparst

Inhaltsverzeichnis

    Zu wenig Zeit als Webdesigner oder Agentur? Du möchtest Zeit für die schöne Dinge im Leben oder produktiver sein, um so deinen Umsatz deutlich zu steigern?

    Bestimmt kommt dir diese Situation bekannt vor:

    Die Sonne scheint und Du möchtest gerne wieder draußen was unternehmen? Doch leider gibt noch einiges zu erledigen, was heute noch unbedingt fertig werden muss. Eine Website muss noch abgeschlossen werden und die letzten Tage sind wieder unnötige Stunden draufgegangen?

    Oder Du hast wieder keine Zeit für dich und den täglichen Sport?

    Wie also kannst Du massiv Zeit sparen, was dir irgendwelche "Produktiv-Gurus" noch nicht gesagt haben?

    Ich habe mit einigen Webdesignern, Programmieren und Agenturen gesprochen. Dabei habe ich immer wieder die gleichen Problematiken festgestellt. Teilweise werden noch alte Webdesign Prozesse genutzt, wiederholende Aufgaben erneut manuell ausgeführt und insgesamt dauert die Erstellung einer Website viel zu lang!

    Sowohl während der Erstellung als auch in der Kommunikation mit den Kunden lassen sich einige Stunden sparen. So kannst Du die eingesparte Zeit für deine kreative Arbeit nutzen und die Webdesign Tätigkeiten, weshalb du dich selbständig gemacht hast.

    Deshalb möchte ich mittels diesen umfangreichen Artikel Dir meine besten und wichtigsten Tipps geben, wie Du pro Woche mindestens 7 Stunden Stunden Zeit sparen kannst!

    Je nachdem welche Techniken du bereits nutzt kannst du mehr oder weniger Zeit sparen. Manche Webdesigner können sogar 15 Stunden und mehr pro Woche sparen. Das hört sich für dich unrealistisch an? Dann lies weiter und du wirst sehen, dass es diese Webdesign Tipps in sich haben!

    Auch für mich waren manche Punkte neu und seit dem spare ich mir pro Projekt vieles an Zeit. Viele der zeitfressenden Tätigkeiten braucht es nicht mehr und die Prozesse vom Erstgespräch bis zur abgeschlossenen Website lassen sich optimieren.

    Onboarding Prozess

    Das Prozesse sinnvoll sind um Zeit zu sparen muss ich dir wahrscheinlich nicht sagen.

    Bestimmt hast du auch schon mal von einem Onboarding gehört. Das hat nichts mit dem Boarding am Flughaben zu tun, geht aber in bisschen in die Richtung. Der Begriff Onboarding kommt aus dem amerikanisch englischen und heißt so viel wie "an Board nehmen". Es ist ein Begriff aus dem Personalmanagement und wird inzwischen auch bei vielen Agenturen eingesetzt um die Kunden oder Mitarbeiter an Board zu nehmen.

    Manche der Agenturen nutzen auch komplette Video Akademien. So kannst du deinem neuen Mitarbeiter einen Zugang geben und das hart erarbeitete Wissen weitergeben. Du kannst auch überlegen, eine Videoplattform für deine Kunden zu erstellen um ihnen so den Einstieg besser zu ermöglichen.

    Kundengespräche

    Damit Du viel Zeit sparen kannst und nicht immer wieder die gleichen Fragen und Antworten hast, kannst du Checklisten oder auch ein Boarding Funnels nutzen. Du hast einen neuen Interessenten für eine Webseite und benötigst noch weitere Informationen? Dann sende ihm ein Formular mit den Punkten die für eine Angebotserstellung notwendig sind.

    Erfasse die Informationen am Besten gleich digital. So brauchst du diese von deinem Zettel nicht mehr abzutippen und kannst an deinem Rechner später auch die Suchfunktion nutzen. Oder du kannst deinem Kunden das Gesprächsprotokoll im Anschluss per E-Mail senden.

    Nutze eine Checkliste für deine Gespräche, um nichts Wichtiges zu vergessen. So hast Du auch einen roten Faden für die Telefonate oder Online Meetings.

    Fragebogen und Beispiele

    Es ist die Frage wie "streng" du mit deinen Interessenten oder Kunden umgehen möchtest. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass es zwangsweise notwendig ist, das deine Kunden den Fragenkatalog eigenständig ausfüllen müssen oder mit dir gemeinsam.

    Gerade bei größeren Projekten wie Onlineshops ist es für eine Kostenschätzung wichtig so viele Infos wie möglich zu haben.

    Hier ein paar Beispiele, die im Briefing Formular enthalten sein können:

    • Wie viele Produkte werden benötigt?
    • Welche Zahlungsmethoden werden gewünscht?
    • Wer pflegt die Produkte ein?
    • Ist ein Newsletter gewünscht?
    • Soll es ein Warenwirtschaftssystem geben?
    • Wann soll der Online Shop live gehen?
    • und viele weitere Fragen...

    Schreib mir gerne eine Nachricht, wenn Du Interesse an einem solchen Fragenkatalog hast. Dann kann ich dir meine Vorlagen kostenfrei senden. Oder wir tauschen unsere Vorlagen, um gegenseitig von diesen Listen zu profitieren.

    Wenn Du diese Fragebögen nutzt, kannst du pro Kunde bestimmt 2 Stunden Zeit sparen indem dir die Interessenten diese Infos im Vorfeld schickt. So brauchst Du nicht am Telefon zu hängen und hier die gleichen "Standardfragen" wieder und wieder zu stellen. Je nach dem wie viele Gespräche du mit neuen Interessenten führst, kann das schon mal etwas nervig sein.

    Sendet dir ein Interessent den Fragebogen vor eurem Telefonat, so kannst Du dich bereits auf das Gespräch vorbereiten und dir auch schon Gedanken zum Design und den Kosten machen. Gebe deinem Interessenten ein paar Vorteile an die Hand, warum er den Fragekatalog unbedingt vor dem ersten Gespräch ausfüllen soll. Das muss ja nicht unbedingt gleich der gesamte Katalog sein, sondern vielleicht erst mal ein erstes Formular. Die Details sollte man dann besser im gemeinsamen Beratungsgespräch klären.

    Wenn Du die ausgefüllten Formulare hast, kannst Du so schon besser filtern, wer zu deinen Wunschkunden passt und wie es mit dem Budget aussieht.

    Multi-Step Formulare

    Anstatt ein "Standard Fragenkatalog" zu verwenden kannst Du auch ein spielerisches Multi Step Formular nutzen, um deinem Interessenten noch mehr Spaß beim Ausfüllen zu geben. Durch die spielerische Art werden die Formulare eher ausgefüllt und wenn Du das Formular auf deiner Website einbaust, erhöht das auch nochmal die Verweildauer auf der Website, was für Google gut ist. Denn es reduziert die Absprungrate und zeigt Google, dass sich deine Besucher auf deiner Seite wohl fühlen und dort auch gerne länger bleiben.

    Hier ein paar Beispiele was Du bei den Multi-Step Formularen so abfragen kannst:

    • Geht es um eine neue Website oder eine Überarbeitung?
    • Wie viele Inhaltsseiten sind geplant?
    • Ist es ein Online Shop, eine Website oder ein Portal?
    • Bis wann soll das Projekt fertiggestellt sein?
    • Wie hoch ist das Budget des Kunden?

    Du kannst auch Feldabhängigkeiten nutzen und auf der nächsten Seite dann ganz andere Fragen zu stellen.

    Wenn Du Fragen zu Multi-Step Formularen hast oder ein paar Tipps brauchst, dann schreibe gerne einen Kommentar.

    WordPress Master Installation

    Wenn du eine neue WordPress Website erstellst, ist es nicht ratsam immer wieder komplett bei Null anzufangen. Da sage ich dir wahrscheinlich nichts Neues und bestimmt hast du schon das ein oder andere optimiert, damit Du bei den Webdesign Projekten viel Zeit sparen kannst.

    Ist deine Master Installation einmal eingerichtet, so kannst du diese immer wieder klonen um die ersten Schritte wie WordPress Installation, Einrichtung der Plugins, etc. nicht erneut durchführen zu müssen. Der Master lässt sich mit der Zeit auch weiter ausbauen, damit Du weitere wiederholende Einstellungen vermeiden kannst.

    Ich habe mir deshalb eine eigene Master Installationen angefertigt, die ich auf meinem Entwicklungsserver habe. Es ist bereits WordPress installiert, meine Lieblingsplugins vorinstalliert. Dort sind die wichtigsten Einstellungen schon vorgenommen damit man nichts Wichtiges vergisst und keine Fehler macht.

    Diese WordPress Plugins sind in meinem Master

    • Yoast SEO für die Suchmaschinenoptimierung
    • Lead Revolution als Formular für mehr Leads und bessere Conversions
    • Borlabs Cookie für den Datenschutz
    • SmushPro für die Bildkomprimierung
    • WP Rocket für schnellere Ladezeiten
    • Mein eigenes PP Master Plugin um weitere WordPress Funktionen freizuschalten
    • Companion Auto Update, damit die Updates auf dem aktuellen Stand bleiben
    • Duplicator um die Master Installation zu klonen

    Wichtige Einstellungen nicht vergessen

    Durch die verschiedenen Kundenprojekte hat sich gezeigt, welche Schritte notwendig sind und welche WordPress Plugins immer wieder im Einsatz sind. Bestimmt hast du auch deine Plugin Favoriten, die bei keiner WordPress Website fehlen dürfen.

    Früher habe ich teilweise überlegt welche Plugins ich bei den letzten Projekten so hatte um sie dann zu installieren. Natürlich ist das WordPress Coresystem schnell installiert, doch es sind noch mehrere Plugin Installationen notwendig, diverse Einstellungen bei den Plugins und Themes.

    Standardmäßig sind manche Einstellungen bei WordPress nicht optimal gesetzt.

    Zum Beispiel werden bei Yoast SEO die Autoren Seiten indexiert oder auch Datumsarchiv Seiten, das möchte ich selbst nicht. Bei Yoast SEO lassen sich auch Snippets einsetzen, damit die MetaTags gleich besser aussehen und Sonderzeichen lassen sich einbauen, um sich von den anderen Suchegergebnissen abheben zu können.

    Der Vorteil liegt ganz klar auf der Hand: Du musst die WordPress Plugins nicht einzeln per Hand installieren und kannst wichtige Einstellungen nicht vergessen. Es gibt spannendere Aufgaben wie WordPress zu installieren, besonders wenn Du das bereits einige Male gemacht hast. Kreatives Webdesign, eigene Ideen oder die Website Programmierung.

    Wie viel Zeit mit einem Master sparen?

    Grob geschätzt vermute ich, dass Du mit einem gut ausgebauten Master bestimmt mindestens 4 Stunden pro Projekt Zeit sparen kannst!

    Bei gerade mal 10 Projekten wären das ganze 40 Stunden, also eine komplette Arbeitswoche.

    Je nach dem wie weit Du deine WordPress Master Installation ausbaust, lässt sich mehr oder weniger an Zeit sparen. Wenn Du auch dein Lieblingstheme in den Master aufnimmst und dann auch gleich noch die wichtigsten Seiten anlegst wie Startseite, Kontakt, Datenschutz und Impressum dann wirst du feststellen wie schnell Du die Websites umsetzen kannst.

    Wenn Du nicht möchtest, dass alle Websites gleich aussehen kannst Du dir mit der Zeit auch einen Pool an Vorlagen anlegen um je nach Design Stil einen anderen Seitenaufbau zu haben. Nutzt du zum Beispiel das Divi Theme dann kannst Du dort mehrere Sektionen und Module speichern, die du mal gestaltet hast. Du kannst aber auch gesamte Inhaltsseiten in deiner Divi Bibliothek speichern um sie dann bei zukünftigen WordPress Seiten wieder zu nutzen. Eine schöne Kontaktseite ist dann schnell und einfach angelegt.

    In wenigen Minuten kann es mit dem Gestalten losgehen

    Über das Duplicator Plugin lässt sich deine WordPress Website klonen und in 5 bis 10 Minuten ist deine Installation fertig, damit das neue Kundenprojekt losgehen kann. Lade dazu einfach die installer.php und das ZIP Paket auf deinen Server hoch. Wenn Du installer.php aufrufst, startet der Installationsassistent und die Pfade werden gleich automatisch neu gesetzt.

    Bei manchen Webhostern wie z. B. Hostpress oder Raidboxes kannst Du eine bestehende Installation im Cpanel auch über 2-3 Mausklicks klonen.

    Natürlich gibt es auch andere Möglichkeiten wie Du den Master klonen kannst. Suche dir einfach die Methode aus, die für dich am besten passt. Egal wie Du es lösen wirst, eine Master Installation wird dir in jedem Fall viele Stunden Zeit und vor allem Nerven sparen.

    Textbausteine verwenden

    Die wiederholenden und ähnlichen E-Mails werden dich bestimmt auch etwas stören. Das Beantworten von E-Mails und Nachrichten über Social Media kann einige Stunden pro Woche dauern. Wenn du diese dann immer wieder selbst manuell schreibst und überlegst wie du diese am besten formulierst, dann kostet das nochmals mehr Zeit, die dir dann für andere Aufgaben nutzten kannst.

    Textbausteine sparen Zeit

    Stattdessen kannst du Textbausteine verwenden und diese professionell verwalten. Es gibt sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Software Tools die du auf deinem Rechner installieren kannst. Mit diesen Textvorlagen kannst du über Tastenkombination oder auch AutoText Kürzel die Funktion aufrufen und dann den Textbaustein automatisch einfügen lassen.

    Es gibt auch Programme bei denen Du die Textbausteine mit deinem Team teilen kannst und so mit der Zeit eine gute Sammlung an Texten hast. Was könnten das für Bausteine sein?

    Anwendungsbeispiele aus dem Webdesign Bereich:

    • Beantworten von Neukunden Anfragen
    • Nachrichten für das Bestätigen der Kontaktanfragen
    • Versenden von Webdesign Angeboten
    • Senden der Auftragsbestätigung sowie der ersten Rechnung
    • Terminvereinbarungen

    Programm: Phrasexpress

    Ein sehr gutes Programm für Textbausteine ist PhraseExpress mit über 1 Millionen Installationen. Mit diesem Programm lassen sich auch Makros aufzeichnen damit wiederholende Arbeitsabläufe bald der Vergangenheit angehören.

    Joachim Rumohr, Experte im Bereich Neukundengewinnung schreibt zum Beispiel, dass er und sein Team dadurch nachweislich mehrere Wochen Arbeitszeit spart.

    Das Programm gibt es für Mac und auch für Windows Geräte.

    Hier ein Auszug der Funktionen von PhraseExpress:

    • Automatische Texte
    • Autokorrektur und Vervollständigung
    • E-Mail Signaturen
    • Mehrsprachige Textbausteine
    • Outlook Add-In um zum Beispiel den Absendernamen automatisch einfügen zu können
    • Cloud Funktion um Textbausteine im Team zu teilen
    • Formulare
    • Dokumentengenerator
    • und mehr

    Neben PhraseExpress gibt es noch weitere Textbaustein Programme.

    Diktierfunktion am Rechner nutzen

    Manche tun sich mit dem 10 Finger Schreiben schwer oder sind zu langsam. Hier lässt sich die Diktierfunktion auf deinem Rechner nutzen.

    Diktieren unter Mac

    Bei Mac ist diese standardmäßig mit dabei und kann über die Einstellungen aktiviert werden. Hier kannst du einen eine Tastenkombination auswählen und die Diktierfunktion zu starten. In meinem Fall habe ich mich entschieden zwei Mal die "fn-Taste" zu drücken.

    Die Diktierfunktion findest Du unter Einstellungen -> Tastatur -> Diktat:

    Ich habe mir auch die Erweiterte Diktierfunktion aktiviert und heruntergeladen, welche die Funktion offline ermöglicht bist und zusätzlich am Stück länger diktiert werden kann.

    Spracheingabe unter Google Docs

    Ein weiterer Tipp ist die Spracheingabe unter Google Docs. Du findest diese wenn du das Menü Tools öffnest und dann auf Spracheingabe gehst. Auf jeden Fall einmal testen, wie dir Diktieren bei Google so gefällt. Nach dem ersten längeren Text, den du hier in Google Docs diktiert hast, wirst du schnell merken wie viel Zeit der hier einsparen kannst und vor allem wie viel Spaß es macht einfach mal ich Finger nicht auf die Tastatur legen zu müssen.

    Ich bin von der Qualität sehr begeistert, wie gut das Diktieren geht und wie wenig Fehler sich hier einschleichen. Deshalb habe ich nun auch begonnen meine Blog Artikel und E-Mails zu sprechen, weil es einfach viel schneller geht. Später kann man die immer noch kontrollieren und ausbessern. Übung macht den Meister und durch ein paar Sprachtrainings wird man mit der Zeit besser.

    WP Feedback Plugin für Korrekturschleifen

    Es dauert einige Zeit, bis dir die Änderungswünsche für die Website vorliegen oder deine Kunden tun sich schwer dir die Anpassungen zu schicken? Mit einem WordPress Plugin lässt sich dieser Prozess vereinfachen.

    Inhalte und Korrekturen bei der Website

    Wenn du auf die Inhalte oder Anpassungswünsche wartest brauchen manche Kunden bei der Lieferung von Texten und Bildern sehr lange. Und es ist für die Kunden dann noch mal mühseliger sich mit dem Design Anpassungen zu beschäftigen.

    Problem: Ohne Design Anpassungswünsche (Korrekturrunden) kannst du das Projekt nicht abschließen und demnach in der Regel nicht vollständig abrechnen.

    Auch tun sich die Kunden manchmal schwer die Anpassungswünsche einfach zu kommunizieren. Wenn man ihnen dann mitteilt, dass sie einen Screenshot machen sollen mit einem Pfeil und beschreiben soll, wo etwas geändert werden soll. Dann tun sich die Kunden sehr schwer und ziehen das mit den Website-Inhalten hinaus um dir dann auch die Anpassungswünsche übermitteln zu können.

    Manche Kunden wollen ständig telefonieren um dir alles direkt persönlich am Telefon erklären zu müssen was sie denn jetzt hier anders haben wollen. Oder habe du bekommst eine sehr sehr lange und und teilweise unverständliche E-Mail, was auf der Webseite geändert werden soll.

    Oft geben Die Kunden nicht an auf welcher Unterseite eine Anpassung gewünscht ist. Manchmal tritt es auch nur bei einem bestimmten Browser auf.

    Ein Plugin das einiges an Zeit spart!

    Es gibt ein WordPress-Plugin was WP Feedback (Affiliate Link) heißt und gerade immer mehr Beliebtheit bekommt. Dieses Plugin ermöglicht es deinen Kunden auf einfache Art Änderungswünsche auf der Webseite zu kommunzieren. Über ein Plus Symbol auf der rechten Seite lässt sich die gewünschte Stelle markieren und so einen Kommentar mit dazu schreiben. So weißt du ganz genau an welcher Stelle etwas geändert werden soll.

    Der verwendete Browser und die Auflösung wird übermittelt und Du hast weitere notwendige Infos um den Fehler zu finden. Für beide Seiten macht es die Kommunikation während dem WordPress Projekt nochmal ein gutes Stück einfacher. WP Feedback kann noch viel mehr. Schau dir am besten mal das Video des Gründers an.

    Das Plugin gibt es auch in der deutschen Sprache.

    Video zu WP Feedback

    Schau dir dieses Video an und Du wirst sehen wie extrem cool dieses Plugin ist:

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    Übersicht der Aufgaben und Filter

    Im Hintergrund werden bei WordPress die Aufgaben angelegt. Das praktische ist, dass du hier im WordPress Backend auch nach den Inhaltsseiten filtern kannst. Du siehst also sehr schnell welche Punkte bei der Startseite ausgebessert werden sollen und der Kunde kann auch eine Priorität vergeben zwischen hoch mittel niedrig oder auch kritisch.

    In WordPress Backend kannst du auch hier filtern und erstmal mit den kritischen oder hohen Aufgaben beginnen. Falls es zu den Aufgaben Fragen gibt, kannst du auch direkt in der Aufgabe den Kunden fragen, einen Screenshot hochladen oder die Priorität ändern.

    Geräte und Browser Informationen

    Was auch super praktisch ist und vor allem auch wieder mal Zeit spart ist das die Browserversion das Betriebssystem und auch die Bildschirmauflösung im Hintergrund übergeben wird.

    Denn es ist gar nicht so einfach für den Kunden wirklich herauszufinden was er denn jetzt für eine Browserversion im Einsatz hat. Manche Kunden werden sagen, dass sie das nicht wissen oder Windows ihr Browser ist.

    Projekte werden schneller abgeschlossen

    Wenn Ich den Kunden das WP Feedback Tool zeige sind sie extrem begeistert und freuen sich schon darauf die Korrekturen übermitteln zu können. Es geht wirklich sehr einfach und schnell für den Kunden, wodurch sich lange und teilweise unverständliche E-Mails vermeiden lassen. Du bekommst deshalb die Änderungswünsche vom Kunden viel schneller und der Kunde ist auch gut gelaunt wenn er dir seine Anpassungen übermitteln möchte.

    Demnach kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Webdesign Projekte viel schneller fertig stellen und demnach früher abrechnen.

    Eigenes CI und Logo

    Damit dein Kunde nicht unbedingt sieht was für ein Programm genutzt wird, um die Feedbacks entgegenzunehmen kannst du dein eigenes Logo und CI Farben hinterlegen.

    Du wirst noch mehr als Experte wahrgenommen und der Kunde merkt dass du das ganze schon ein Weilchen länger machst, weil die Prozess eingespielt und strukturiert sind.

    Bereit zum Zeit sparen?

    Du möchtest WP Feedback testen um zu schauen ob das Ganze was für dich als Webdesigner oder Agentur ist? Dann gehe ich hier auf die Webseite von WP Feedback (Affiliate Link) und sehe dir weitere Vorteile an, wie zum Beispiel deren Cloud Lösung um alle Projekte in einem Board zu haben. Schnell wirst du feststellen wie genial dieses Tool und dich ärgern dass du nicht schon diesen Tipp viele Jahre früher genutzt hast.

    Ich bin mir sicher dass es auch deine Kundin lieben und schätzen werden. Webdesign kann endlich wieder Spaß machen und Produkte schneller fertig.

    Online Terminvereinbarung

    Wie man es nicht machen sollte

    Wenn du mit deinen Kunden oder Interessenten einen Telefontermin oder Vorort Termin vereinbaren möchtest, dann ist es auch immer sehr störend wenn du den Kunden nach einem Termin fragst, der aber nicht passt und es dir erst paar Tage später mitteilt.

    Es ist demnach sehr umständlich hier für beide Seiten einen passenden Termin zu finden .

    Neue Methoden

    Nutze daher auf jeden Fall eine Online Terminvereinbarung wie z.b. calendly  um deine Termine mit den Kunden zu vereinbaren. Meinen Grafiker oder SEO Kollegen habe ich den Link zu meinem Kalender gegeben und sie können sich jederzeit einen freien Termin buchen.

    Der Kalender lässt sich auch auf der eigenen Website integrieren.

    Video zu calendly

    Ben Schneider hat es in seinem Video sehr gut erklärt. Einfach mal ansehen:

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    Du kannst deinen Kalender mit deinen Kunden teilen und hier auch nur deine favorisierten Zeitfenster freigeben. Wenn ein Termin dann nicht mehr frei ist dann wird er auch von den anderen nicht mehr zur Verfügung stehen .

    Ein lästiges hin und her schreiben mit den Terminen und mehreren Terminvorschlägen entfällt durch ein Terminvereinbarungstool. 

    Was sehr praktisch ist, dass du auch Pufferzeiten einplanen kannst oder wiederholende Termine eintragen kannst. Wenn du beispielweise nur am Dienstag und am Donnerstag deine Termine anbieten möchtest dann kannst du auch nur diese Blöcke freigegeben.

    Weitere Kalendar Tools

    Neben calendly gibt es auch noch viele weitere Tools und das würde diesen Artikel bei weitem sprengen. Eventuell werde ich mal einen gesonderten Artikel schreiben, bei dem es dann nur um verschiedene Kalender Online Tools und WordPress Plugins geht, die man auf der Webseite einbauen kann .

    Wenn dich ein solcher Artikel interessieren würde dann schreiben wir das gerne bei den Kommentaren 🙂

    Keine Ablenkungen

    Wenn ich so mit verschiedenen Webdesignern oder Agenturen spreche dann bekomme ich oft mit, dass Sie ihr E-Mail-Programm, Skype oder WhatsApp oder ähnliche Programme ständig offen haben und sich dann oft auch aus dem kreativen Geschäft herausreißen lassen.

    Fokussiertes Arbeiten

    Oder wenn das Telefon ist nicht abgestellt und du gerade in einem kreativen Prozess bist, wirst du ungewollt herausgerissen. Es ist nachgewiesen, dass du etwa 15 Minuten brauchst um die gleiche Konzentration wieder zu erreichen wie es vorher der Fall war, als Du noch fokussiert warst.

    Besonders beim Programmieren von komplexen Funktionen kann eine solche Störung sehr schlimm sein, wenn man gerade die Lösung im Kopf hat und im Quelltext vertieft ist.

    Du kannst deine Zeit frei einstellen und bist eher am Abend oder in der Nacht produktiv? Dann kannst du dir deine beste Zeit heraussuchen, wo dich keiner ablenkt.

    Aufgeräumter Schreibtisch

    Damit dich am Schreibtisch nichts ablenkt, ist es ratsam nichts unnötiges auf dem Tisch zu haben. Als Webdesigner oder Agentur fällt es dir im Gegensatz zu anderen Branchen bestimmt schon mal leichter auf ein  möglichst papierloses Büro umzusteigen.

    Denn diese ganzen Zettel oder was auch immer hier noch so auf deinem Schreibtisch liegt sind einfach Ablenkungen, welche Zeit und Energie kosten.

    Anrufbeantworter

    Wenn Du gerade eine Webseite umsetzt, so richtig im Flow bist und dabei die Zeit vergisst, sollte dich besser keiner rausreißen. Hier ist ein Anrufbeantworter oder ein Zeitfenster für Telefonate sinnvoll.

    Da wäre es ja blöd wenn auf einmal ein Anruf kommt wo es nicht wirklich um was dringendes geht.

    Bei einer Agentur mit mehreren Mitarbeitern gibt es eine Empfangsdame, welche die Anrufe entgegennimmt und entscheidet wie dringend es gerade ist. Eine virtuelle Büroassistenz oder ein Call Center wäre auch eine Option. Jedoch finde ich eine Call Center Lösung etwas unpersönlich. Ich hatte so etwas schon mal probiert, hatte viele Kunden aber abgeschreckt, weil sie mit mir persönlich sprechen wollten und nicht mit einer Dame die einem nicht weiterhelfen kann.

    Neue Trends und Design Tools

    Dass man sich als Webdesigner immer wieder weiterbilden ist nichts Neues. Doch manche Agenturen nutzen teilweise noch alte Webdesign Prozesse, die unnötig viel Zeit kosten. Natürlich bilden sich viele Agenturen weiter. Keine Frage. Aber gerade im Bereich Software-Tools wollen Sie sich manchmal nicht verändern um hier neue Programme auszuprobieren.

    Die Macht der Gewohnheit

    Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und wenn wir es schon immer so gemacht haben und es funktioniert, warum brauchen wir dann ein neues Programm? Das Webdesign Geschäft ist ein sehr schnelllebiger Markt und Du kannst es dir nicht leisten den alten Stil noch mehrere Jahre weiter zu nutzen.

    Es ist daher sehr gefährlich für neue Trends nicht offen zu sein. Natürlich kostet das für die erste Einarbeitung und Umstellung Zeit. Diese Zeit wird sich schnell auszahlen, wenn Du mit jedem Projekt wieder Zeit sparst und wieder mehr Spaß bei der Arbeit hast. Ich probiere gerne neue Tools aus um zu sehen wie sich der Markt so entwickelt. Es ist sehr spannend was es so an neuen Möglichkeiten gibt.

    Veraltete Grafikdesign Methoden

    Manche Agenturen layouten noch mit Photoshop oder anderen Grafikprogrammen. Jedoch sind das zur heutigen Zeit wie ich finde keine zeitgemäßen Webdesign Tools mehr. Photoshop ist eher für die Bildbearbeitung gedacht und besonders bei größeren Projekten daher sehr umständlich.

    Andere Grafik Agenturen wiederum können den Webentwicklern nur PDF Layouts zum Programmieren geben. Eine pixelgenaue Umsetzung ist nicht möglich. Die Umsetzung ist sehr mühsam. Das Abmessen und die Verhältnisse sind in einem PDF nicht maßgetreu.

    Manchmal habe ich Webdesigns in Powerpoint erhalten und die "Webdesign Agenturen" meinten, dass sie immer so arbeiten. Es zeigt sich, dass viele ihren alten Stil beibehalten wollen. Es ist nur die Frage, wann ihr Unternehmen nicht mehr marktfähig ist. Sie sind dann gezwungen ganz neue Wege zu gehen und spätestens dann fehlt die Zeit neue Wege zu gehen.

    Besser Stück für Stück auf neue Tools umstellen, anstatt sich dagegen zu wehren.

    Denn viele Wettbewerber sind auf dem aktuellen Stand, nutzen die neuesten Software Tools um hier die Webseiten schnell und professionell umsetzen zu können.

    Die schnellen, jungen und dynamischen überholen die alteingesessen Firmen.

    Zeit bei der Screendesign Erstellung sparen

    Zum einen braucht Photoshop gerade bei großen Dateien sehr lange zum Laden und es fehlt die Kommunikation zwischen dem Kunden und deiner Agentur. Nutzt du dagegen Tools wie Adobe XD, Invision oder Sketch dann haben deine Kunden auch die Möglichkeit die Layouts zu kommentieren.

    Dein Team kann über den Kommentarmodus Fragen zum Design stellen oder auch Hinweise an die Programmierer geben, wie sie sich welche Effekte vorgestellt haben.

    Feedback für Änderungswünsche im Design

    Bei solchen neuen Design Tools gibt es auch eine Online-Version und du kannst hier einen Klick-Dummy erstellen. Die Weibsite muss also noch nicht komplett programmiert sein, damit sich der Kunde bereits durcklicken kann. So kann sich der Kunde die neue Website vom Design und den Funktionen besser vorstellen.

    Das spart dem Programmierer auf jeden Fall sehr viel Zeit weil er auch nur die Punkte programmiert die hier schon auch abgenommen sind. Ein nochmaliges abändern von Funktionen ist dann nicht mehr notwendig, weil dein Kunde die aufklappbare Navigation oder andere Punkte hier schon gesehen hat.

    Weniger Fehler und schneller programmieren

    Bei diesem Design Tools wie Adobe XD, Invision oder ähnlichen Programmen ist es möglich eine Code Ansicht für die Entwickler zu haben. Ein lästiges abmessen von Abständen Schriftgrößen arbeiten mit der Farbpipette oder ähnlichem entfällt hier. Denn du kannst hier die Überschrift z.b. anklicken und dir auch hier die CSS-Code Dinge herauskopieren.

    Ein Weiterer Vorteil ist dass du dir auch direkt die Grafiken exportieren kannst und sogar auch hier gleich weboptimiert abspeichern kannst. Grafiken können als SVG direkt exportiert werden und sind dann auch auf Retina Displays scharf und auch für die Ladezeit optimiert.

    Beliebte Design Tools bei Agenturen

    Design Templates für Sketch & Co.

    Neben Invision und Adobe XD gibt es auch das beliebte Programm Sketch. Dafür werden im Netz einige coole Vorlagen und Templates angeboten, die du bei deinem Webdesign Projekten verwenden kannst.

    Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Themes. Die Vorlagen und Erweiterungen lassen sich schnell einrichten damit die Gestaltung losgehen kann.

    Suche dir passende Sketch Layout und Extensions aus, die zu der Webseite passen könnten. So hast du schon das Grundgerüst und kannst das ganze hier für deinen Kunden anpassen damit es hier auch zum CE und auch zu der Zielgruppe passt.

    Für Sketch gibt es auch viele Bibliotheken die du dir reinladen kannst um das Sketch Tool zu erweitern. Das können beispielsweise Icon Bibliotheken sein oder ein Spalten Raster für den Hintergrund.

    Mac anstatt Windows

    Zu Apple wechseln?

    Einige Webdesigner und Agenturen nutzen bereits Apple Geräte. Mit diesem Artikel möchte ich es keine Diskussion zwischen Apple und Windows anstoßen, sondern nur meine Erfahrungen teilen. 2010 war ich noch ein absoluter Windows Fan und es war wirklich schwer mich zu überreden .Ich dachte Windows ist für mich das beste System, weil ich als IT Fachinformatiker auch weiß wie ich das Ganze konfigurieren kann um hier viel individuell lösen zu können.

    Ich bin sehr froh das mich ein ehemaliger Webdesign Kollege ermutigt hat, dass ich mir so viel Zeit und nerven spare. Schon nach wenigen Wochen merkte ich, das mir das Arbeiten unter Mac mehr Spaß macht und ich mir so viele Stunden spare. Selbst bei nur 15 Minuten Zeit Ersparnis am Tag wären das im Monat 7,5 Stunden. Ich persönlich habe mir dadurch weit mehr Zeit gespart. Die ganzen unerwarteten Probleme, die dann immer zur falschen Zeit kommen, hatte ich nicht mehr.

    Ständiges Neuaufsetzen von Windows

    Früher war bei mir so, dass wenn man Windows genutzt hat, es nach ein bis zwei Jahren immer mal wieder notwendig den Rechner komplett neu aufzusetzen. Erst dann ist er wieder so richtig schnell und es macht auch wieder Spaß damit zu arbeiten.

    Schönes Design

    Natürlich ist das auch Geschmacksache, doch mir und vielen anderen Webdesignern gefallen die Apple Produkte vom Design sehr gut. Man fühlt sich an einem iMac oder Macbook irgendwie produktiver und mehr als Designer. Für mich persönlich ist es

    Fazit

    Neben den aufgeführten Tipps um viel Zeit als Webdesigner oder Agentur zu sparen, sind mir noch weitere Punkte aufgefallen. Jedoch ist der Artikel schon sehr lang geworden und ich werde die einzelnen Themen dann in separaten Blog Artikeln vertiefen.

    Ich hoffe Dir haben meine Tipps gefallen. Wenn Du weitere Ideen hast, um Prozesse zu optimieren und Zeit zu sparen, dann lass es mich bitte in den Kommentaren wissen.

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